Eine der schwierigsten Aufgaben, mit denen sich Reinigungsfirmen täglich auseinandersetzen müssen, ist die Erstellung eines Angebots. Es gibt kaum etwas Schwierigeres, als einen präzisen Kostenvoranschlag für ein Objekt zu erstellen, bei dem die Merkmale der betreffenden Wohnung, Hauses oder Büros, die Art der Reinigung, die Vorstellungen des Kunden und sogar die Reinigungstechnik berücksichtigt werden müssen.
Schauen wir also, wie wir erstellen das Angebot beim RKO machen!
Der erste Schritt besteht darin, die reinigende Immobilie einzuschätzen und auszumachen, was zu tun ist, unabhängig davon, ob es sich um ein Büro, ein Einfamilienhaus oder eine andere Art von Gebäude oder Grundstück handelt.
Wie passiert die Umfrage?!
Bevor wir in die konkrete Beschreibung des Vorgangs eintauchen, würde ich gern erklären, wie die Einschätzung eines Objekts aus fachlicher Sicht wirklich aussieht. Ich schreibe bewusst “wirklich”, weil dies leider nicht die Art und Weise ist, in der heute zumeist ein Gebäudereinigungsplan erstellt wird, und das schon bei der Einschätzung beginnt.
Der erste Punkt wird vermutlich immer ein Gespräch sein, währenddessen wir mittels Fragen die Immobilie erkunden, damit wir sehen, womit wir es eigentlich zu tun haben.
Dies geschieht anhand etwa 20 - 25 Fragen.
Wo ist die Immobilie?
Wann wurde sie gebaut, in welchem Zustand ist sie?
Art der Bodenbeläge und Flächen?
Anzahl, Art, Größe und Zustand der Fenster und Türen?
Anzahl an Möbelstücken etc.?
Qualitätsanforderungen?
In welchem Tagesabschnitt soll die Reinigung stattfinden?
Nur, um einige der wichtigeren Fragen aufzuzeigen. Sie siehen also, die richtigen Fragen haben einen enorm großen Einfluss auf das Endergebnis!
Danach (und jetzt halten Sie fest), muss alles(!), ja Sie haben richtig gelesen, jeder Gegenstand, (der auf der zu reinigenden Bereich zu finden ist) ins Inventar aufgenommen werden, mit deren alles Oberfläche.
Nehmen wir als Beispiel einen Tisch. Ein Tisch hat welche Oberflächen? Eine Tischplatte, die Ober- und Unterseite hat, Kante, Beine usw. Die Reinigung dieser Flächen muss im Reinigungsplan berücksichtigt und festgehalten werden, wie oft diese Flächen gereinigt werden sollen und mit welcher Technik. Beispielsweise soll die Oberseite der Tischplatte feucht abgewischt werden, jeden Tag einmal. Die Beine hingegen wischen wir einmal vierteljährlich nass ab. Und so weiter.
Im Idealfall ist es NICHT der Auftraggeber, der nach der Einschätzung die Häufigkeit der Reinigung festlegt, sondern eine Fachperson des Reinigungsunternehmens, welches sich mit Reinigungstechnik beschäftigt. Nur anhand eines solchen detaillierten Plans kann die Reinigung professionell überprüft werden, da wir nur so wissen, welche Aufgaben wann erledigt werden müssen. So können wir nach Erfüllung der Aufgabe kontrollieren, in welcher Qualität diese verrichtet, oder ob sie überhaupt erledigt wurde. Und dann haben wir noch nicht über Reinigungsgeräte Anforderungen gesprochen, sprich, welches der zahlreichen verfügbaren Geräte zum Einsatz kommen soll, wie die Abnutzung dieses Geräts sich gestaltet, wann ein Werkstattbesuch damit fällig und wie viel dieser voraussichtlich kosten wird. Dann wären da noch die Reinigungs- und Behandlungsmittel, deren Menge… Wie du also siehst, ist dies eine recht komplizierte Angelegenheit, die gute Planung voraussetzt. Das ist kein Kinderspiel! Dafür braucht es Zeit und Köpfchen.
Aber zurück zur Realität. Da heute kaum wer die Kosten für die oben aufgeführten Aufgaben zur Erstellung eines Reiniungsplans tragen möchte, müssen wir uns oft auf ein “heruntergebrochenes” Angebot für die Reinigung der Immobilie einigen. Dieses muss trotzdem die Beschreibungen beinhalten, aber diese sind bei Weitem nicht so detailliert, wie wir es aus den Lehrbüchern kennen.
Eine Probereinigung kann im Falle einer regelmäßigen Reinigung und deren Planerstellung eine wirklich hilfreiche Sache sein. Da ein Auftraggeber so direkt und unmittelbar Anmerkungen machen, Aufgaben direkt hinzufügen oder streichen kann. Gleichzeitig hilft es ihm auch zu verstehen, warum die erwartete Reinheit und die festgelegten Aufgaben eben die veranschlagte Zeit brauchen.
Nehmen wir einfach einmal die Reinigung einer Privatwohnung als Beispiel. Die Erstellung eines Kostenvoranschlags für die Reinigung ist vielleicht eine einfachere Aufgabe als die Erstellung eines Reinigungsplans für die regelmäßige Reinigung eines ganzen Gebäudes.
Abhängig von der Art der Kontaktaufnahme kann unsere erste Interaktion ein Telefongespräch oder eine E-Mail sein, vielleicht aber auch die beste Form der Einschätzung, nämlich die persönliche Begehung der Immobilie. Leider bleibt dafür in unserer hektischen Welt am seltensten Zeit, egal, wie sehr wir auch überall eigentlich Begehungen vornehmen wollen würden. Deswegen tun wir dies nur bei größeren Aufträgen oder in Extremsituationen. In allen anderen Fällen arbeiten wir aus den erhaltenen Informationen, die wir bereits erwähnt haben - gezielte Fragen und die darauf erhaltenen Antworten. Diese vermengen wir mit den statistischen Daten aus unserer Erfahrung (die auf mehr als 5.000 Reinigungen beruhen) und erstellen so einen Kostenvoranschlag.
Aus den zur Verfügung stehenden Informationen zeichnet sich langsam ein Bild über den Umfang der Arbeit heraus und in wie vielen Stunden wir diese erledigen können. Dieses Bild vergleichen wir dann jedoch mit den bereits erwähnten Statistiken und korrigieren gegebenenfalls unsere erste Einschätzung. Selbstverständlich kann der sich so ergebene Preis nicht als endgültig betrachtet werden, selbst im Falle eines Großputzes nicht und erst recht nicht im Falle einer Reinigung nach Bauarbeiten, wo uns noch viel mehr unerwartete Situationen überraschen können oder Dinge, die sich erst vor Ort zeigen, von denen bisher keine Rede war. Beispielsweise, dass noch wortwörtlich Arbeiten auf dem Gelände stattfinden oder dass die Arbeiter zwar fertig sind, aber Abdeckplanen, Schutzfolien und Filzbeläge zur Beseitigung zurückgelassen haben. Und natürlich gibt es auch hier das berühmte “und so weiter”, die Liste der möglichen Überraschungen ist endlos! Außerdem kommt noch hinzu, dass jede Person den Verschmutzungsgrad anders einschätzt.
Aber natürlich bemühen wir uns, der Realität so nahe wie möglich zu kommen, sodass wir normalerweise mit +/- 10% Abweichung vom Kostenvoranschlag arbeiten.
Unser Kostenvoranschlag besteht aus 3 Elementen:
Arbeits- und weitere Kosten: Die Anzahl der abgeleisteten Stunden und Art der Reinigung mal unseres festgelegten Stundenlohns. Die Arbeitskosten umfassen neben der Bezahlung der Arbeitskraft auch die Kosten für das Management und die Geräte und Werkzeuge, außer, wenn spezielle Werkzeuge oder Geräte benötigt werden.
Reinigungsmittel: Dieser Posten wird anhand der Art der Reinigungsmittel und der verbrauchten Menge berechnet.
Anfahrtskosten: Diese sind abhängig von der Entfernung des zu reinigenden Objekts von unserer Zentrale und der Größe des Objekts.
Bei der Berechnung des Gesamtbetrag ist es auch wichtig zu erwähnen, dass bei einem drei- oder vierköpfigen Reinigungsteam eines der Mitglieder der Teamleiter ist, der dafür verantwortlich ist, dass bei der Reinigung alles in Ordnung abläuft. Er ist es auch, dessen Aus- und Fortbildung mit weit höherer Intensität durchgeführt wird und einen viel weiteren Themenkreis umfasst, weswegen sein Fachwissen auch umfangreicher ist als das seiner Teammitglieder. Er vergibt die Aufgaben, er prüft, ob jeder seine Aufgaben entsprechend den Anforderungen erfüllt, er kommuniziert mit dem Auftraggeber und so gibt er auch eventuelle Wünsche an das Team oder das Management weiter, neben zahlreichen weiteren Aufgaben. Selbstverständlich kontrollieren wir auch die so durchgeführten Reinigungen in 7 von 10 Fällen!
Da auch die Reinigungswerkzeuge in den Arbeitskosten enthalten sind, müssen wir über die folgenden Dinge in diesem Kapitel sprechen. Die Reinigungswerkzeuge wie Microfasertücher, Papiertücher, Schwämme, Bürsten, Staubwedel, Leitern, Tritte usw. sind alle Teil unseres Kostenvoranschlags! Diese dürfen aber nicht mit den Reinigungsmitteln verwechselt werden!
Wir dürfen aber auch unseren sehr wichtigen Gerätepark an Reinigungsgeräten nicht vergessen, den wir zur Erreichung der höchsten Qualität der Reinigung einsetzen. Je nach Art liegen die Kosten für ein Gerät um die 600 bis gar mehrere 1000 Euro oder mehr als 5000 EUR. Diese sind bei den Preisen für unsere Dienstleistungen ebenfalls enthalten.
Ich hoffe, du hast viel Nützliches erfahren. Wenn du weitere Fragen hast, nimm mit uns Kontakt auf, klären wir die Details ab.